Analyse Phases : P1 · P3 Compétences : B2 · C1
Cartographie de processus
Définition
La cartographie de processus est la représentation structurée et visuelle d’un processus métier, depuis son déclencheur jusqu’à son résultat final. Elle identifie les étapes successives, les acteurs impliqués, les outils utilisés, les points de décision et les flux d’information. Plusieurs notations coexistent : BPMN (Business Process Model and Notation) pour les contextes formels, diagrammes de flux simplifiés pour les contextes opérationnels, value stream mapping pour les approches Lean.
Pour l’AIBS, la cartographie de processus constitue un outil de la phase P1 et de la phase P3. Elle alimente la compétence B2 (examiner les activités commerciales en fonction des possibilités d’utilisation de l’IA) en permettant l’identification précise des étapes susceptibles de bénéficier de l’IA. Sans cartographie, les opportunités IA sont identifiées de manière abstraite et risquent de manquer le terrain réel.
La cartographie poursuit deux objectifs distincts. D’une part, comprendre comment les choses se passent réellement (et non comment elles devraient se passer selon la documentation). D’autre part, identifier les douleurs (étapes lentes, manuelles, source d’erreurs) qui constituent les opportunités d’IA prioritaires.
Quand l’utiliser
À conduire en phase P1 pour identifier les opportunités, et en phase P3 pour cadrer précisément le périmètre d’un cas d’usage retenu. Durée typique : 2 à 5 jours par processus selon sa complexité.
Exemple visuel
Cartographie type d’un processus — exemple traitement de demande client
Exemple concret rempli
Exemple appliqué — Cabinet d’avocats genevois
Un cabinet d’avocats (45 avocats, 800 clients actifs) cartographie son processus de traitement des nouvelles demandes clients dans la perspective d’identifier des opportunités IA.
La cartographie est conduite sur 5 jours par l’AIBS : 1 jour d’observation directe au secrétariat, 2 jours d’entretiens (5 secrétaires, 8 avocats juniors, 3 associés), 1 jour de revue documentaire (procédures, templates), 1 jour d’analyse et de représentation visuelle.
Le processus identifié comprend 14 étapes principales : (1) Réception de la demande (mail, téléphone, courrier) — secrétariat, 5 min (2) Qualification initiale du domaine (civil, pénal, commercial, etc.) — secrétariat, 10 min (3) Vérification de conflit d’intérêts — secrétariat avec base interne, 15 min (4) Saisie initiale dans le CRM — secrétariat, 10 min (5) Affectation à un avocat — associé responsable, 1 jour de délai moyen (6) Premier examen du dossier par l’avocat affecté — 30 à 90 min (7) Premier contact client (téléphone ou rendez-vous) — 30 à 60 min (8) Estimation de la complexité et du budget — avocat, 20 à 60 min (9) Rédaction de la proposition d’engagement — avocat, 60 à 120 min (10) Validation de la proposition par associé responsable — 20 min (11) Envoi au client — secrétariat, 10 min (12) Relance si nécessaire — secrétariat, ad hoc (13) Signature et ouverture du dossier — secrétariat, 30 min (14) Affectation des ressources (junior, paralegal) — associé, 30 min
Délai total moyen entre demande et engagement : 5 à 12 jours ouvrés.
Quatre douleurs majeures sont identifiées : - Étape (3) : vérification de conflit d’intérêts manuelle, sujette à oubli, particulièrement complexe pour les groupes de sociétés - Étape (8) : estimation de complexité très variable selon les avocats, avec écarts pouvant aller du simple au double pour des dossiers similaires - Étape (9) : rédaction de proposition souvent répétitive, avec réutilisation manuelle de paragraphes types - Étape (12) : suivi des relances peu structuré, perte de prospects estimée à 8% des demandes
Quatre opportunités IA sont identifiées en correspondance : assistant de vérification de conflits avec base étendue (étape 3), assistant d’estimation par comparaison historique (étape 8), génération assistée de propositions (étape 9), automatisation du suivi de relances avec personnalisation (étape 12).
Cette cartographie a constitué la base de l’atelier de priorisation P2 du cabinet.
Variantes
Notation BPMN complète pour grands processus institutionnels et certifiables. Version simplifiée bonhomme + flèches pour PME. Outils : Lucidchart, Bizagi, Miro, ou papier + post-its pour les ateliers in situ. Value stream mapping pour les approches Lean.
⚠ Piège classique
Cartographier le processus officiel (celui décrit dans la documentation) plutôt que le processus réel (celui que les opérationnels exécutent au quotidien). L’observation directe sur le terrain est essentielle pour saisir les contournements et les bricolages — qui constituent souvent les meilleures opportunités d’IA.
Clé de succès : Travailler avec les opérationnels, pas seulement les responsables.
Boussole AIBS — Manuel méthodologique non officiel pour le brevet fédéral d’AI Business Specialist.
Sources : Profil de qualification AIBS v15.04.2025 · Annexe directives FAAIB v1.01 · Document modules FAAIB v2.0 · Règlement examen v3.0 (mars 2026)