Exemple appliqué — Charte projet d’un assistant interne pour cabinet d’expertise

Un cabinet d’expertise comptable (62 collaborateurs) lance la phase P7 d’un projet d’assistant interne IA pour les associés et collaborateurs. La charte est rédigée par l’AIBS sur 3 semaines, avec validation collégiale au comité de pilotage.

Section 1 — Contexte Le projet « Expert IA Assistant » fait suite à la phase d’évaluation favorable conduite entre janvier et mars. Il vise à fournir aux 62 collaborateurs un assistant numérique capable de répondre à 70% des questions internes courantes (procédures, jurisprudence fiscale, modèles de documents, historique clients), avec maintien de la confidentialité absolue. Sponsor : Managing Partner. Comité de pilotage mensuel composé du sponsor, de la responsable IT, du responsable conformité, de l’AIBS et d’un partner référent.

Section 2 — Objectifs et KPIs Objectif métier : libérer 0,8 ETP de temps de recherche documentaire pour redéploiement vers conseil à valeur ajoutée. KPIs cibles à 12 mois post-mise en production : - Adoption : 80% des collaborateurs ont utilisé l’assistant au moins une fois par mois - Intensité : 8 interactions par utilisateur actif par semaine en moyenne - Pertinence : 75% des réponses jugées « directement utiles » par les utilisateurs (mesure mensuelle) - Gain de temps mesuré : 25% de réduction du temps moyen de recherche documentaire (mesure annuelle par échantillon) - Satisfaction utilisateurs : NPS interne supérieur à +30

Section 3 — Périmètre Inclus : assistant conversationnel sur la base documentaire interne (procédures, modèles, jurisprudence, mémentos), historique anonymisé des dossiers, intranet. Réponse en français principalement, allemand pour 15% des questions. Hors scope : interaction avec les clients (assistant interne uniquement), génération automatique de documents finaux engageant la responsabilité (uniquement aide à la rédaction), accès aux données financières clients individualisées (cloisonnement strict), bases externes payantes au-delà des abonnements existants.

Section 4 — Livrables Liste des 14 livrables principaux structurés par jalon (J1 = lancement, J2 = MVP fonctionnel, J3 = pilote, J4 = mise en production, J5 = bilan post-MVP). Critères d’acceptation explicites pour chaque livrable.

Section 5 — Équipe et gouvernance Équipe projet : AIBS (chef de projet métier), responsable IT (chef de projet technique), data scientist externe à 50% (4 mois), un partner référent (10%), un collaborateur senior par filière (3 personnes à 5%). Comité de pilotage mensuel + revue technique hebdomadaire. Décisions structurantes au comité, décisions opérationnelles en revue technique.

Section 6 — Calendrier Démarrage : 15 mai 2026. Jalons : J1 lancement = 15/5, J2 MVP = 15/8, J3 pilote sur 8 utilisateurs = 1/10, J4 mise en production progressive = 1/12, J5 bilan = 1/4/2027. Chemin critique identifié : structuration de la base documentaire (4 semaines en J1-J2), constituant le facteur limitant principal.

Section 7 — Budget Total : CHF 320k répartis : développement et intégration 180k, infrastructure cloud 35k année 1, accompagnement et formation 45k, budget de réserve 30k (10%), audit conformité externe 30k. Validation des dépenses au-delà de CHF 5k par le sponsor, au-delà de CHF 25k par le comité de pilotage.

Section 8 — Risques 12 risques identifiés et qualifiés. Top 3 : - R1 : adoption inférieure aux prévisions (probabilité modérée, impact élevé) — atténuation : accompagnement renforcé, ambassadeurs internes, mesure hebdomadaire en phase de lancement - R2 : qualité documentaire interne insuffisante (probabilité élevée, impact élevé) — atténuation : audit documentaire préalable, plan de structuration sur 6 semaines avant développement - R3 : confidentialité compromise par construction (probabilité faible, impact critique) — atténuation : architecture cloisonnée par rôles, audit indépendant, validation DPO à chaque jalon

Section 9 — Critères de succès et de clôture Le projet sera considéré comme réussi si, à 12 mois post-mise en production : adoption ≥ 70%, satisfaction NPS ≥ +20, gain de temps mesuré ≥ 15%, aucun incident critique de confidentialité. Le projet sera clôturé au plus tard 18 mois post-J4, avec passage en exploitation courante (P8).

Cette charte de 14 pages est validée au comité de pilotage de mai. Elle fait l’objet d’une revue mensuelle des écarts (calendrier, budget, risques) et d’une révision formelle trimestrielle. Une mise à jour majeure intervient en J3 suite aux retours du pilote (ajustement du périmètre).